Voordat de activiteit kan beginnen moeten er ruim van te voren dingen worden geregeld om zodoende een succesvolle activiteit te kunnen aanbieden. Hieronder zijn de belangrijkste zaken per maand opgesomd en dienen ook in die maand uitgevoerd te worden; want de één heeft met het ander te maken.
3.1 Wanneer & wat
3.1.1 November
Speltakoverleg: Minimaal 2 en maximaal 4 weken na de najaarsactiviteit.
Voorbereidende planning
Teams formeren
Thema-wijzer downloaden en mailen
3.1.2 December
Voorinschrijven LSW van 2 ploegen via Shanti (door contactpersoon bij LSW)
Bestellen aantal badges via Shanti (door contactpersoon bij LSW)
Leverancier voeding benaderen (door TSP)
Hoofd EHBO benaderen (door TSP)
Hoofd Themaploeg vragen (door TSP)
3.1.3 Januari
Vergunningen regelen
Website inrichten met de eerste informatie
Speltakoverleg
Voorinschrijving activiteit
3.1.4 Februari
Begroting opstellen tbv inschrijfgelden
3.1.5 Maart
Speltakoverleg
Start Inschrijven
Begroting indien bij Regio Zeeland
Betalen badges besteld bij LSW
3.1.6 April
Speltakoverleg: ten laatste 2 weken voor activiteit
Inschrijfgelden betaald: ten laatste 2 weken voor activiteit
3.1.7 Mei
Speltakoverleg: Evaluatie ten laatste 4 weken na activiteit.
Leiding BBQ: avond voor speltakoverleg evaluatie
3.2 Omschrijving
(uitgewerkt met wie wat doet)